Overhead Cost Là Gì? Phương Pháp Tối Ưu Overhead Cost Khách Sạn

Overhead cost là gì?

Overhead cost là gì? Overhead cost (chi phí chung) là các chi phí không thể trực tiếp gán cho một sản phẩm, dịch vụ hoặc dự án cụ thể trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Những chi phí này mặc dù cần thiết để duy trì hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp nhưng không liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ.

Chi phí chung thường được chia thành ba loại chính: chi phí cố định, như tiền thuê mặt bằng và lương nhân viên không liên quan đến sản xuất, chi phí biến đổi, như chi phí điện nước có thể thay đổi theo mức sản xuất, và chi phí hỗn hợp, có cả yếu tố cố định và biến đổi. Việc quản lý và kiểm soát overhead cost là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi và phân bổ các chi phí chung một cách hợp lý để xác định giá thành sản phẩm chính xác, từ đó giúp xây dựng quy trình định giá và kiểm soát chi phí hiệu quả.

Các loại chi phí overhead trong kinh doanh nhà hàng, khách sạn

Trong kinh doanh nhà hàng và khách sạn, chi phí overhead (chi phí chung) bao gồm nhiều loại chi phí thiết yếu để duy trì hoạt động nhưng không thể gán trực tiếp cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.

Đầu tiên, chi phí cố định như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên không tham gia trực tiếp vào các hoạt động phục vụ, và chi phí bảo hiểm là những khoản chi hàng tháng ổn định. Tiếp theo, chi phí biến đổi như tiền điện, nước và ga có thể thay đổi theo mức tiêu thụ trong các mùa khác nhau, cùng với chi phí vật liệu tiêu hao cho các vật dụng không tái sử dụng như khăn giấy và bao bì.

Ngoài ra, chi phí bảo trì và sửa chữa là cần thiết để duy trì cơ sở vật chất và thiết bị, trong khi chi phí quảng cáo và tiếp thị giúp thu hút khách hàng và phát triển thương hiệu. Chi phí văn phòng liên quan đến hoạt động hành chính, chi phí khấu hao phản ánh sự giảm giá trị của tài sản cố định, chi phí an ninh và bảo vệ đảm bảo an toàn cho khách hàng và tài sản, và cuối cùng, chi phí dịch vụ bên ngoài như kế toán và pháp lý cũng không thể bỏ qua.

Hiểu và quản lý hiệu quả các loại chi phí overhead này là rất quan trọng, vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của nhà hàng hoặc khách sạn, góp phần tạo ra sự hài lòng cho khách hàng và lợi nhuận bền vững cho doanh nghiệp.

Cách tính tỷ lệ phần trăm chi phí overhead so với tổng chi phí của nhà hàng, khách sạn

Khi tổng hợp tất cả các chi phí gián tiếp lại, bạn sẽ có tổng chi phí overhead cần thiết cho hoạt động của khách sạn hoặc nhà hàng. Để tính tỷ lệ phần trăm chi phí overhead so với tổng chi phí của khách sạn hoặc nhà hàng, bạn thực hiện như sau:

- Chia tổng chi phí overhead cho tổng chi phí hoạt động.

- Nhân kết quả đó với 100% để tính tỷ lệ phần trăm chi phí overhead so với tổng chi phí.

Nếu tỷ lệ này là 25%, điều đó có nghĩa là khách sạn hoặc nhà hàng đã dành 25% tổng chi phí của mình cho các khoản như tiền thuê mặt bằng, tiền điện nước, và lương cho nhân viên hành chính cho mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ được bán ra. Việc duy trì chi phí overhead ở mức thấp có thể cho phép bán sản phẩm với giá cạnh tranh hơn, từ đó tăng lợi nhuận. Ngược lại, nếu chi phí overhead chiếm tỷ lệ quá cao, nó có thể làm giảm lợi nhuận và thậm chí dẫn đến thua lỗ trong kinh doanh.

Làm thế nào để tối ưu chi phí overhead?

Tìm giải pháp thay thế

Tìm giải pháp thay thế là một bước quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào. Trong bối cảnh kinh doanh, điều này có thể bao gồm việc tìm kiếm các vật liệu hoặc dịch vụ thay thế với chất lượng tương đương nhưng chi phí thấp hơn. Ví dụ, doanh nghiệp có thể chuyển sang sử dụng các nguồn nguyên liệu tái chế hoặc từ các nhà cung cấp địa phương để giảm chi phí vận chuyển và hỗ trợ cộng đồng.

Ngoài ra, việc áp dụng công nghệ mới cũng là một giải pháp hiệu quả để thay thế các quy trình lỗi thời, giúp tăng năng suất và giảm lãng phí. Các hệ thống tự động hóa có thể thay thế công việc thủ công, từ đó giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Đồng thời, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu suất thông qua việc thuê ngoài (outsourcing) các bộ phận không cốt lõi, cho phép tập trung vào các hoạt động chiến lược mà vẫn tối ưu chi phí vận hành.

Việc thử nghiệm và so sánh các giải pháp thay thế một cách linh hoạt và sáng tạo không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh mà còn phát triển bền vững hơn trong tương lai.

Cân nhắc mua hay thuê

Khi cân nhắc giữa việc mua hay thuê, có nhiều yếu tố cần được xem xét kỹ lưỡng để đưa ra quyết định phù hợp với nhu cầu và mục tiêu cụ thể của cá nhân hoặc doanh nghiệp. Mua tài sản mang lại lợi ích sở hữu toàn phần, cho phép người mua tự do tùy chỉnh và tận dụng tiềm năng tăng giá trị theo thời gian. Điều này cũng có nghĩa là không bị ảnh hưởng bởi sự biến động trong chi phí thuê. Tuy nhiên, mua thường yêu cầu một khoản đầu tư ban đầu lớn và đi kèm với trách nhiệm bảo trì, cũng như việc giá trị tài sản có thể giảm dần.

Ngược lại, thuê mang lại sự linh hoạt và thường yêu cầu ít chi phí ban đầu hơn, giải phóng vốn cho các nhu cầu khác. Việc thuê cũng đơn giản hóa việc quản lý tài sản, vì các chi phí bảo trì lớn thường do chủ sở hữu chịu trách nhiệm. Dù vậy, trong dài hạn, thuê có thể trở nên đắt đỏ hơn và không mang lại cơ hội tăng giá trị tài sản. Do đó, quyết định mua hay thuê cần dựa trên sự đánh giá kỹ lưỡng về tiềm lực tài chính, nhu cầu sử dụng, và chiến lược phát triển dài hạn của mỗi cá nhân hoặc tổ chức.

Thuê trọn gói hay thuê phát sinh

Khi quyết định giữa việc thuê trọn gói và thuê theo phát sinh, cần đánh giá kỹ nhu cầu, tình hình tài chính, và ưu tiên của bạn hoặc doanh nghiệp. 

Thuê trọn gói thường có mức chi phí cố định và bao gồm mọi dịch vụ hoặc sản phẩm cần thiết theo hợp đồng. Ưu điểm lớn nhất là tính ổn định của chi phí, giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch ngân sách mà không lo lắng về các chi phí phát sinh không lường trước. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc quản lý tài chính hàng tháng hoặc hàng năm. Tuy nhiên, thuê trọn gói có thể dẫn đến việc phải trả cho những dịch vụ mà bạn ít hoặc không sử dụng thường xuyên.

Ngược lại, thuê theo phát sinh thường có chi phí biến đổi và bạn chỉ trả tiền cho những dịch vụ hoặc sản phẩm mà bạn thực sự sử dụng. Đây là lựa chọn lý tưởng khi nhu cầu sử dụng của bạn không ổn định hoặc dự kiến sẽ thay đổi theo thời gian. Nó cho phép linh hoạt trong việc quản lý chi phí, nhưng cũng có thể dẫn đến khó khăn trong việc dự báo ngân sách do các chi phí không thể đoán trước. 

Việc lựa chọn giữa hai hình thức này phụ thuộc vào sự đánh giá cẩn thận về mức độ sử dụng, ưu tiên về ổn định tài chính, và mong muốn về sự linh hoạt trong chi tiêu của bạn.

So sánh các nhà cung cấp

So sánh các nhà cung cấp là một bước quan trọng để đưa ra quyết định sáng suốt trong quá trình mua sắm và phát triển chiến lược của doanh nghiệp. Khi thực hiện so sánh, cần xem xét nhiều yếu tố quan trọng như giá cả, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, và thời gian giao hàng. Nhà cung cấp nào đưa ra mức giá cạnh tranh nhất và đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn đã thiết lập có thể mang lại giá trị tối ưu.

Thời gian giao hàng đáng tin cậy là cần thiết để đảm bảo nhu cầu kinh doanh được đáp ứng kịp thời. Dịch vụ khách hàng cũng là một yếu tố then chốt, vì khả năng hỗ trợ và giải quyết vấn đề nhanh chóng, hiệu quả từ nhà cung cấp sẽ tạo ra trải nghiệm tích cực. Ngoài ra, điều khoản thanh toán linh hoạt có thể giúp quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả hơn. Uy tín và kinh nghiệm của nhà cung cấp trên thị trường là một chỉ số quan trọng về khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng ổn định.

Hơn nữa, khả năng đổi mới và cung cấp các sản phẩm/dịch vụ cải tiến liên tục của các nhà cung cấp cũng nên được xem xét, vì chúng có thể mang lại lợi ích lâu dài. Cuối cùng, khả năng tùy chỉnh sản phẩm và tích hợp dễ dàng vào các quy trình hiện tại của doanh nghiệp cũng là những yếu tố giúp cho nhà cung cấp trở thành lựa chọn hợp lý nhất.

Phương pháp quản lý overhead cost hiệu quả

Xây dựng hệ thống dự báo ngân sách (Budgeting)

Xây dựng hệ thống dự báo ngân sách là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, giúp đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững. Hệ thống này bắt đầu bằng việc thu thập dữ liệu lịch sử về doanh thu và chi phí, từ đó phân tích các xu hướng tài chính và các yếu tố ảnh hưởng đến tình hình tài chính trong quá khứ. Một hệ thống dự báo ngân sách tốt nên sử dụng công nghệ và phần mềm hiện đại để tự động hóa việc thu thập và phân tích dữ liệu, giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.

Tiếp theo, cần thiết lập các chỉ tiêu tài chính cụ thể và thực tế cho từng phòng ban hoặc bộ phận trong doanh nghiệp, đảm bảo mọi kế hoạch ngân sách đều có cơ sở vững chắc và phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Hệ thống này cũng phải linh hoạt để thích ứng với các thay đổi trong môi trường kinh doanh, cho phép cập nhật các giả định và điều chỉnh kế hoạch ngân sách khi cần thiết.

Ngoài ra, việc giao tiếp rõ ràng và đào tạo nhân viên về tầm quan trọng cũng như quy trình lập ngân sách là cần thiết để đảm bảo sự tham gia và cam kết từ tất cả các cấp độ trong doanh nghiệp. Đánh giá định kỳ và so sánh giữa dự báo và kết quả thực tế sẽ giúp nhận diện những chênh lệch và kịp thời thực hiện các biện pháp điều chỉnh cần thiết, từ đó tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Xây dựng hệ thống ABC (Activity-Based Costing)

Xây dựng hệ thống ABC (Activity-Based Costing) là một phương pháp kế toán quản trị chi phí hiện đại, giúp doanh nghiệp xác định chính xác chi phí của từng hoạt động và sản phẩm, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn. Quá trình thiết lập hệ thống ABC bắt đầu bằng việc xác định và phân loại các hoạt động quan trọng trong tổ chức. Điều này bao gồm tất cả các bước hoặc quy trình mà một sản phẩm hoặc dịch vụ phải trải qua từ đầu đến cuối.

Sau khi các hoạt động được xác định, bước tiếp theo là gắn các chi phí gián tiếp, chẳng hạn như chi phí nhân viên, năng lượng, và bảo trì, vào từng hoạt động, thay vì gán trực tiếp vào các sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này thường được thực hiện bằng cách xác định các nguồn gây chi phí cho từng hoạt động, hay còn gọi là “cost drivers.” Các chi phí này được phân bổ dựa trên mức độ sử dụng của từng hoạt động, cho phép xác định chi phí thực tế để sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.

Một hệ thống ABC hiệu quả cần phần mềm quản lý tài chính hỗ trợ để xử lý lượng dữ liệu phức tạp này và phân bổ chính xác chi phí. Điều quan trọng là phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban khác nhau trong tổ chức để đảm bảo rằng mọi nguồn dữ liệu được cập nhật và chính xác.

Sau khi hệ thống ABC được triển khai, doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin chi phí chi tiết để phân tích lợi nhuận của từng sản phẩm hoặc dịch vụ, xác định những hoạt động không tạo ra giá trị, và tái cấu trúc quy trình để nâng cao hiệu quả. Hệ thống này cung cấp cái nhìn sâu sắc về cấu trúc chi phí, giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược định giá, cải tiến sản phẩm, và tối ưu hóa các nguồn lực, từ đó đạt được lợi thế cạnh tranh trong thị trường.

Biên tập: Vân Khánh